Sanità privata: ogni anno gestite oltre 4.000.000 di trattative commerciali! Con quali costi?

I processi di acquisto giocano un ruolo crescente nella creazione di valore anche nelle 12.800 strutture sanitarie private italiane; ci sono attività/costi che possono essere ottimizzati.

Tra questi, in particolare:

  • i costi generati dal processo di approvvigionamento;
  • i prezzi di acquisto;

Quali sono i costi di processo?

Le principali fasi del processo di approvvigionamento sono:

  1. la valutazione dei fabbisogni quantitativa, qualitativa ed economico-finanziaria;
  2. la pianificazione degli acquisti e delle consegne;
  3. la valutazione dei mercati di approvvigionamento e richiesta dei preventivi ad un numero adeguato di fornitori (minimo tre) al fine di permettere confronti competitivi;
  4. la valutazione delle offerte e dei tempi di consegna. 

Ogni fase ha un suo costo che va moltiplicato per il numero di acquisti da fare; spesso questo ammontare non è evidente ma se pensiamo al tempo che i responsabili acquisti dedicano (o dovrebbero dedicare....) a queste fasi possiamo immaginare facilmente quali siano i costi generati.

Pensiamo poi alla spesa complessiva che i responsabili acquisti delle 12.800 strutture sanitarie private italiane investono in questi processi e al costo che i fornitori sostengono per rispondere!

Tutti oneri che ricadono (direttamente o indirettamente) sui bilanci delle strutture!

Le prime due fasi del processo (valutazione dei fabbisogni e pianificazione degli acquisti) sono sicuramente "core" per ogni struttura, e non delegabili; le altre (la ricerca dei fornitori, la richiesta dei preventivi e la valutazione delle offerte) possono essere gestite in modo più efficace, per esempio ricorrendo ai Gruppi di Acquisto, dove un solo "incaricato" lavora per il Gruppo!

I prezzi di acquisto

Nella scelta del prezzo (e conseguente costo) si valutano:

  • i prezzi unitari; 
  • il lotto (quantità) d'acquisto in funzione del prezzo;
  • la congruenza delle specifiche di prodotto richieste;
  • la qualità (presunta in caso di prima fornitura, accertata in caso di fornitore abituale);
  • i tempi di consegna, condizioni finanziarie;
  • gli oneri di trasporto;
  • il grado di affidabilità del fornitore circa i parametri di scelta citati.

Anche questa è una attività complessa, richiesta per ogni tipologia di acquisto e da applicare su ogni offerta ricevuta.

Se volessimo giocare con i numeri potremmo ipotizzare che ogni struttura acquisti in un anno mediamente 100 prodotti e, per ciascuno, chieda almeno tre preventivi; otterremmo che la mole di trattative effettuate dalle strutture sanitarie private ammonterebbe a quasi 4 milioni di trattative all'anno!

Quante ore verrebbero impiegate tra preparazione, analisi e trattativa?

Spesso poi tali attività sono spese su categorie di beni e servizi non "core" per la struttura sanitaria. Vale la pena di riflettere e considerare possibili alternative quali ad esempio i Gruppi di Acquisto (GdA)!

Utilizzando i GdA si avrebbe più tempo da dedicare alle attività di analisi e pianificazione e agli acquisti strategici, beneficiando del lavoro di esperti per le operazioni e gli acquisti meno critici, e ottenendo così risparmi sia economici che di risorse dedicate. Le strutture sanitarie pubbliche già da tempo si stanno organizzando in questo senso.

Ma cosa comporta per una struttura sanitaria privata partecipare ad un GdA? Quali obblighi? Quali rischi? Quali costi? Quali le differenze rispetto alle soluzioni adottate dal SSN?

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